Privacy Policy di Zephiris

Ultimo aggiornamento: 20 agosto 2026

La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui Inspire Comunicaton, titolare del brand Zephiris, tratta i dati personali degli utenti del sito, dei potenziali clienti, dei clienti e degli utenti della piattaforma Zephiris.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Inspire Comunicaton, Brand: Zephiris, P. IVA: 12370731007, Sede: Via Angelo De Gubernatis 9 - 00124 Roma, E-mail: info@zephiris.it.

2. Che cos'è Zephiris

Zephiris è una piattaforma di receptionist e assistenza basata anche su sistemi di intelligenza artificiale, pensata per supportare aziende e professionisti nella gestione delle comunicazioni con clienti e potenziali clienti.

Il servizio può includere, in base al piano e alle configurazioni attivate, gestione di messaggi e conversazioni WhatsApp, gestione di chiamate, raccolta di richieste, appuntamenti, passaggio a operatori umani, riepiloghi, classificazioni, memorie, analisi e funzionalità di supporto operativo.

3. Tipologie di dati trattati

Dati forniti direttamente dall'utente

Zephiris può trattare nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, azienda o organizzazione di appartenenza, ruolo professionale, informazioni contenute nelle richieste inviate, informazioni fornite per demo, prove gratuite o acquisti e ogni altro dato fornito volontariamente dall'utente.

Dati relativi all'account

Per gli utenti della piattaforma possono essere trattati dati identificativi e di contatto, credenziali di accesso in forma protetta, ruolo e autorizzazioni, informazioni relative all'utilizzo della piattaforma, impostazioni e configurazioni del servizio.

Dati relativi ad acquisti e fatturazione

Zephiris può trattare dati necessari per gestione di ordini, contratti, fatturazione, pagamenti, adempimenti fiscali e assistenza amministrativa.

Dati tecnici e di navigazione

Durante la navigazione possono essere raccolti automaticamente indirizzo IP, tipo di browser, dispositivo utilizzato, sistema operativo, data e ora di accesso, pagine visitate, log tecnici e dati necessari al funzionamento e alla sicurezza del sito. Per maggiori informazioni è possibile consultare la Cookie Policy.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Navigazione e funzionamento del sito

I dati tecnici necessari al funzionamento del sito vengono trattati per consentire la corretta erogazione dei servizi, garantire la sicurezza dell'infrastruttura e prevenire utilizzi fraudolenti o abusivi. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

Richieste di informazioni e contatti

I dati inviati attraverso moduli, e-mail o altri canali vengono utilizzati per rispondere alle richieste degli utenti. La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali richieste dall'interessato ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Demo e prova gratuita

I dati forniti per richiedere una dimostrazione o attivare una prova gratuita vengono trattati per consentire a Zephiris di fornire il servizio richiesto e assistere l'utente nella relativa configurazione. La base giuridica è l'esecuzione di misure precontrattuali ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Registrazione e gestione dell'account

I dati vengono utilizzati per creare e gestire l'account Zephiris, configurare i servizi acquistati e fornire le funzionalità previste dal Piano sottoscritto. La base giuridica è l'esecuzione del contratto ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Gestione amministrativa e contabile

I dati possono essere trattati per fatturazione, contabilità e adempimenti fiscali. La base giuridica è l'adempimento di obblighi legali ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.

Assistenza e supporto

I dati possono essere utilizzati per fornire assistenza tecnica e commerciale agli utenti e ai clienti. La base giuridica è l'esecuzione del contratto o di misure precontrattuali e, nei casi applicabili, il legittimo interesse del Titolare a garantire il corretto funzionamento del servizio.

Sicurezza e prevenzione degli abusi

I dati possono essere trattati per individuare comportamenti fraudolenti, accessi non autorizzati, tentativi di compromissione dei sistemi o utilizzi contrari alle condizioni del servizio. La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla protezione dei propri sistemi, utenti e clienti.

Comunicazioni commerciali

Previo consenso, Zephiris potrà utilizzare i dati di contatto dell'utente per inviare newsletter, aggiornamenti, promozioni e comunicazioni commerciali relative ai propri servizi. La base giuridica è il consenso dell'interessato ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. a) GDPR. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.

Nei casi consentiti dalla normativa italiana, Zephiris potrà inoltre inviare ai propri clienti comunicazioni relative a prodotti o servizi analoghi a quelli già acquistati, fermo restando il diritto dell'interessato di opporsi in qualsiasi momento.

5. Dati trattati attraverso il servizio Zephiris per conto delle aziende clienti

Quando una persona telefona a un'azienda che utilizza Zephiris, scrive tramite WhatsApp, invia una richiesta attraverso uno dei canali collegati al servizio o fornisce informazioni alla Receptionist AI configurata dall'azienda, il Titolare del trattamento è normalmente l'azienda o il professionista che utilizza Zephiris.

In tali circostanze Zephiris tratta i dati per conto del Cliente e secondo le sue istruzioni, assumendo il ruolo di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. Le modalità del trattamento sono disciplinate attraverso il Data Processing Agreement di Zephiris.

I dati trattati possono comprendere nome e cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, contenuto delle conversazioni, richieste effettuate, appuntamenti, informazioni necessarie alla gestione della richiesta, trascrizioni, eventuali file o messaggi inviati ed eventuali dati audio, quando la relativa funzione sia attiva.

Il Cliente è responsabile della determinazione delle finalità, delle basi giuridiche e dei tempi di conservazione del trattamento effettuato attraverso Zephiris.

6. Categorie particolari di dati

Zephiris non richiede normalmente agli utenti del proprio sito di fornire categorie particolari di dati personali. Tuttavia, attraverso il servizio utilizzato dai Clienti, gli interlocutori potrebbero comunicare spontaneamente informazioni appartenenti alle categorie particolari di cui all'art. 9 GDPR, ad esempio dati relativi alla salute.

Questo può verificarsi in particolare in ambiti quali sanità, studi professionali o altri settori nei quali tali informazioni siano pertinenti alla richiesta dell'interessato. In tali casi Zephiris tratta queste informazioni esclusivamente per conto del Cliente e sulla base delle sue istruzioni.

7. Utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale

Alcune funzionalità di Zephiris utilizzano sistemi di intelligenza artificiale per comprendere le richieste, generare risposte, classificare conversazioni, creare riepiloghi, estrarre informazioni e supportare l'esecuzione delle attività configurate dal Cliente.

I dati trattati per conto dei Clienti non vengono utilizzati da Zephiris per addestrare modelli di intelligenza artificiale per finalità autonome. Zephiris utilizza, per quanto ragionevolmente possibile e contrattualmente disponibile, provider e configurazioni che non utilizzino i dati inviati attraverso il servizio per addestrare modelli destinati a finalità proprie non connesse all'erogazione del servizio.

8. Fornitori e responsabili del trattamento

Per fornire i propri servizi, Zephiris può avvalersi di soggetti terzi che forniscono, ad esempio, servizi di hosting, infrastrutture cloud, telecomunicazioni, sistemi di messaggistica, servizi di intelligenza artificiale, elaborazione e trascrizione audio, sintesi vocale, invio di e-mail, sistemi di pagamento, monitoraggio tecnico, sicurezza e strumenti di analytics, se successivamente implementati.

Tali soggetti vengono nominati, ove necessario, responsabili o sub-responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. L'elenco aggiornato dei principali sub-responsabili potrà essere reso disponibile nella documentazione contrattuale o su richiesta.

9. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori utilizzati per l'erogazione dei servizi potrebbero comportare il trattamento di dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi Zephiris adotta le garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti GDPR, quali, ove applicabili, decisioni di adeguatezza della Commissione europea, Standard Contractual Clauses, Data Privacy Framework quando applicabile e ulteriori garanzie previste dalla normativa.

10. Conservazione dei dati

I dati personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per le quali sono stati raccolti. In particolare, i dati relativi alle richieste commerciali vengono conservati per il periodo necessario alla gestione e al follow-up; i dati relativi ai Clienti per la durata del rapporto contrattuale e successivamente per il periodo previsto dagli obblighi di legge; i documenti amministrativi e fiscali per i periodi previsti dalla normativa; i dati marketing fino alla revoca del consenso o all'opposizione; i log tecnici per il periodo necessario alle finalità di sicurezza.

I dati trattati da Zephiris per conto dei Clienti vengono conservati secondo quanto previsto dal contratto, dal DPA e dalle istruzioni del relativo Titolare.

11. Modalità e sicurezza del trattamento

Zephiris tratta i dati personali mediante strumenti informatici e telematici adottando misure tecniche e organizzative adeguate al rischio. Le misure possono comprendere controllo degli accessi, gestione dei ruoli, autenticazione, separazione logica dei dati, connessioni cifrate, logging, backup ove applicabili, procedure di gestione degli incidenti, limitazione degli accessi e aggiornamento delle misure di sicurezza.

12. Comunicazione dei dati

I dati personali possono essere comunicati a fornitori tecnici, consulenti professionali, provider di pagamento, provider di telecomunicazione, provider di servizi AI, provider di messaggistica e autorità pubbliche quando richiesto dalla legge. I dati non vengono diffusi pubblicamente salvo autorizzazione o obbligo di legge.

13. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può esercitare i diritti di cui agli artt. 15-22, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso. Per esercitare tali diritti è possibile scrivere a info@zephiris.it.

Qualora Zephiris tratti i dati per conto di un proprio Cliente, la richiesta potrà essere inoltrata al relativo Titolare del trattamento.

14. Reclamo all'Autorità di controllo

L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento dei propri dati avvenga in violazione della normativa applicabile.

15. Modifiche alla Privacy Policy

La presente Privacy Policy può essere modificata nel tempo in conseguenza di modifiche normative, evoluzioni del servizio o variazioni nelle modalità di trattamento. La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina riportando la data dell'ultimo aggiornamento.