Telefonate perse e clienti da richiamare, spesso proprio mentre il team è impegnato nel lavoro che conta.
La storia di Zephiris
Zephiris nasce da un problema che conosciamo molto bene
Gestire un’azienda significa occuparsi del proprio lavoro, ma anche rispondere alle chiamate, seguire i clienti, organizzare appuntamenti e cercare di non lasciare indietro nessuno. Quando le attività aumentano, essere sempre disponibili diventa sempre più difficile.
Z Le richieste non devono fermare il lavoro
⌕
Nuova richiestaInformazioni già raccolte
◌
Appuntamento da organizzareDisponibilità e contesto chiari
→
Passaggio al teamSolo quando serve una persona
Il problema
Prima di Zephiris, c’era un problema
Gestendo più attività e lavorando ogni giorno con aziende e professionisti, ci siamo accorti che una parte enorme del nostro tempo veniva assorbita non dal lavoro vero e proprio, ma da tutto ciò che gli ruota intorno.
Telefonate, messaggi, richieste, appuntamenti, clienti da ricontattare e continue interruzioni. Più cresce il lavoro, più diventa difficile essere disponibili per tutti senza interrompere continuamente quello che si sta facendo.
E spesso basta una chiamata persa o una risposta arrivata troppo tardi per perdere un’opportunità.
Giornata operativa6 richieste da seguire
☎ Chiamata senza risposta ora
◌ Cliente da ricontattare oggi
□ Appuntamento da confermare 15:30
→ Follow-up da inviare in attesa
La nascita
Non stavamo cercando di creare un’altra AI
Abbiamo iniziato a costruire un sistema che potesse conoscere le nostre attività, rispondere alle richieste, raccogliere informazioni, organizzare appuntamenti e capire quando fosse necessario coinvolgere una persona.
Doveva aiutarci a lavorare meglio. Non diventare un prodotto.
Stavamo semplicemente cercando di risolvere un nostro problema
Un supporto presente, capace di fare avanzare le richieste senza togliere alle persone il controllo delle relazioni importanti.
Da interno a prodotto
Poi ci siamo accorti che il problema non era soltanto nostro
Più utilizzavamo il sistema, più riconoscevamo lo stesso problema nelle aziende con cui lavoravamo.
Richieste e appuntamenti che interrompono continuamente la giornata, senza lasciare sempre il tempo per rispondere bene.
Persone che si aspettano una risposta nel momento in cui nessuno è disponibile. Quello che avevamo costruito per noi poteva essere utile anche a loro.
Una storia in quattro passaggi
È così che un sistema interno è diventato Zephiris
Il problema
Troppi clienti, richieste e interruzioni da gestire ogni giorno.
Il sistema
Costruiamo uno strumento interno per alleggerire la gestione quotidiana.
La scoperta
Riconosciamo lo stesso problema in moltissime altre aziende.
Zephiris
Trasformiamo il sistema in una Receptionist AI per le altre aziende.
Il principio
Automatizzare non basta
Durante lo sviluppo abbiamo capito che rispondere automaticamente non era sufficiente. Il problema vero era capire come un sistema potesse rispondere al posto di un’azienda senza smettere di rappresentarla.
Non limitarsi a rispondere.
Rispondere come l’azienda.
Rispondere come l’azienda.
La receptionist AI che risponde come te
Metodo ARIA
Da questa esperienza è nato il Metodo ARIA
Per rappresentare davvero un’azienda non basta conoscere qualche risposta: bisogna imparare come lavora, capire chi la contatta e sapere cosa fare con ogni richiesta.
A
Apprende
Conosce attività, servizi, procedure, informazioni e modo di comunicare.
R
Riconosce
Comprende chi sta contattando l’azienda, il contesto e l’intenzione della richiesta.
I
Interagisce
Adatta tono, linguaggio e conversazione alla persona e all’identità dell’azienda.
A
Agisce
Raccoglie informazioni, organizza appuntamenti, avvia follow-up o coinvolge il referente giusto.
La nostra idea di tecnologia
Essere presenti senza dover essere sempre disponibili
Crediamo che la tecnologia debba togliere lavoro alle persone, non aggiungerne altro. Zephiris nasce per gestire autonomamente ciò che non richiede necessariamente l’intervento diretto di una persona e lasciare alle persone le conversazioni, le relazioni e le decisioni in cui la loro presenza conta davvero.
I nostri principi
Costruito per essere utile, prima di tutto
Costruito partendo da un problema reale
Zephiris non nasce come esercizio tecnologico, ma dalla necessità concreta di gestire meglio aziende, clienti e richieste.
Pensato per lavorare insieme alle persone
Si occupa autonomamente di ciò che può essere gestito senza interrompere continuamente il team.
Progettato per adattarsi all’azienda
Ogni azienda ha il proprio modo di lavorare e parlare. Zephiris si adatta a quello, non il contrario.
Zephiris
Il motivo per cui abbiamo creato Zephiris è ancora lo stesso
Potersi concentrare sul proprio lavoro sapendo che dall’altra parte c’è sempre qualcuno pronto ad accogliere una richiesta. Oggi vogliamo dare la stessa possibilità anche alle altre aziende.